Le guide du Lazy Geek pour tout externaliser [Infographie]

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Le guide du paresseux geek pour tout externaliser

Le concept de déléguer des tâches à un assistant, voire de les sous-traiter à une autre entreprise, existe depuis toujours..

Ce qui a changé à l’ère d’Internet, c’est la disponibilité de ces tactiques de gain de temps pour les petites entreprises et même les solopreneurs avec des budgets plus petits. Les blogueurs et les petits éditeurs de sites Web ont plus d’options que jamais pour gérer les tâches et reprendre plus de contrôle sur leur temps et leur vie.

Que vaut une heure de votre temps pour vous? Pensez à la façon dont vous pourriez passer cette heure si vous n’avez pas à l’utiliser pour consulter vos e-mails ou passer des appels téléphoniques. Et si vous pouviez confier une tâche simple comme trouver le bon hébergement Web ou maintenir vos réseaux sociaux à jour, à quelqu’un d’autre?

Il est possible de générer plus de revenus si vous travaillez sur votre entreprise, pas dans celle-ci. Ou c’est une autre heure que vous pourriez passer avec vos enfants, ou rattraper votre retard sur la lecture. Le fait est que vous récupérez bien plus que ce que vous dépensez.

Bien sûr, certaines applications et logiciels coûtent de l’argent, et aucun assistant virtuel (VA) ne fonctionne gratuitement. Mais il ne s’agit pas strictement d’économiser de l’argent. Il s’agit de rentabiliser votre investissement.

La clé pour économiser de l’argent et du temps avec un VA est de prioriser. Identifiez vos tâches à faible priorité et faites-en les premières choses que vous transférez. Ensuite, identifiez les choses importantes, mais qui prennent du temps, et demandez-vous si elles sont la meilleure utilisation de votre temps. Votre VA peut-il gérer la facturation? Prenez soin de votre compte d’hébergement et de votre configuration de site Web? Gérez vos comptes de réseaux sociaux?

Trois aspects importants de votre entreprise, sans aucun doute. Mais au lieu de facturer vos clients actuels, vous pouvez établir des relations avec de nouveaux clients. Au lieu de rechercher un hébergeur, vous pourriez créer du contenu pour votre nouveau site. Au lieu de tweeter, vous pouvez terminer le projet d’un client.

L’externalisation peut même s’étendre en dehors de votre entreprise et dans votre vie quotidienne. Il existe des services qui s’occuperont de vos courses, rédigeront des cartes de remerciements (bonnes pour les relations professionnelles et personnelles), et même retourneront les achats pour vous. Pour maintenir la sécurité et protéger votre vie privée, bon nombre de ces services effectuent des vérifications des antécédents de leurs employés, alors assurez-vous d’en choisir un de bonne réputation..

Avant de rejeter l’idée de l’externalisation, pensez à ce que vous pouvez gagner en consacrant votre temps à des activités plus intéressantes et plus rentables. Ensuite, votre plus grande question sera de savoir quoi faire de votre liberté retrouvée.

The Lazy Geek’s Guide de l’externalisation de tout

nous’J’aimerais penser que nous pouvons tout faire, mais en externalisant nos tâches quotidiennes, nous’être en mesure de se concentrer sur des activités importantes telles que générer de nouvelles affaires, se concentrer sur notre santé et passer du temps de qualité avec nos proches. Pour vous aider à rendre votre vie moins mouvementée, nous’ve compilé nos conseils, outils et astuces préférés pour tirer le meilleur parti de votre temps en laissant quelqu’un d’autre tout faire pour vous… enfin presque tout.

La règle d’or pour externaliser votre vie

En cas de doute, déléguez. Testez-le, et si cela ne fonctionne pas, annulez. Beaucoup de gens sous-estiment combien peut être délégué efficacement.

Emailing

L’email est le 2e activité la plus consommatrice de temps pour les travailleurs américains.

28% de la journée de travail moyenne est consacrée au courrier électronique -’s 2,5 heures par jour et ne fait pas’t inclure le temps passé en dehors du travail.

Prenez un conseil de Tim Ferris, auteur de la semaine de travail de quatre heures (fourhourworkweek.com), et utilisez votre assistant virtuel (VA) pour gérer votre boîte de réception de messagerie comme premier point de contact.

Essayez des applications comme SaneBox (sanebox.com) pour filtrer automatiquement vos e-mails et éliminer les spams et les messages sans importance.

Configurez des règles de priorité de messagerie simples pour «externaliser vers Gmail». De cette façon, le temps connu est nul dans un dossier «non urgent».

Créez des filtres de messagerie pour envoyer des messages de certains sujets à des dossiers spécifiques. Et utilisez une adresse e-mail différente pour différentes tâches.

Installez le plug-in Rapportive (Rapportive.com) ou l’application Boomerang (boomeranggmail.com) pour vous rappeler les e-mails auxquels vous n’avez pas encore répondu..

Éduquez vos contacts et VA sur “La Charte du courrier électronique” (emailcharter.org/).

Planification des réunions

En 2010, les gens ont dépensé en moyenne 7 heures ou plus par semaine coordonner les rendez-vous.

Demandez à votre VA d’être le premier point d’appel pour déterminer si le problème peut être traité par téléphone au lieu d’une réunion.

Pensez à utiliser PowWowNow ou GoToMeeting pour une réunion virtuelle pour éviter les déplacements si vous devez participer.

Le face-à-face est le dernier plan d’action à moins qu’il y ait une raison solide pour cela (par exemple, réunion avec le client, partenaire important).

Demandez à votre VA d’utiliser Doodle.com pour trouver des dates qui conviendront à tous les participants.

Réservation d’arrangements de voyage

Ne réservez jamais pour voyager vous-même sauf en cas d’urgence! La planification des voyages est la tâche ultime «oh j’ai perdu toute ma journée».

Utilisez FlightFox pour externaliser la planification de votre voyage. Ou comptez sur votre VA.

Pour les urgences, utilisez Hipmunk.com ou Kayak.com pour rechercher des vols.

Découvrez des applications comme HotelTonight et AirBNB’s L’application «Tonight» pour l’hébergement si vous devez planifier quelque chose vous-même.

Les services de conciergerie gratuits fournis par les hôtels et certaines cartes de crédit comme American Express simplifieront votre expérience de voyage.

Passer des appels

Demandez à votre VA de filtrer vos appels pour éviter les conversations inutiles (et coûteuses).

Ne donnez jamais votre «vrai» numéro à des contacts ou des vendeurs non fiables.

Utilisez des centres d’appels comme AnswerConnect ou AllDayPA comme premier point de contact. Une transcription par courriel est envoyée afin que vous sachiez si l’appel était important.

Ou testez une application comme Grasshopper (Grasshopper.com) pour créer un numéro pour votre entreprise, enregistrer un message d’accueil, configurer des extensions pour les départements et les employés et exécuter tout cela depuis votre téléphone mobile.

Essayez des services comme VoiceCloud (voicecloud.com) ou Yap (yapinc.com) pour transcrire automatiquement votre messagerie vocale par e-mail ou SMS.

S’organiser

Utilisez un outil de gestion de projet ou de tâche tel que Basecamp (basecamp.com) ou Asana (asana.com) pour vous rappeler les tâches et les délais inachevés.

Demandez à votre VA d’organiser votre journée – ne laissez pas les petites tâches (comme prioriser votre liste de tâches) gonfler pour prendre une journée entière.

N’oubliez pas que les AV sont des professionnels formés. Certaines tâches susceptibles de vous prendre 3 heures ne les prendront que 1.

S’attaquer aux tâches de faible priorité

Lot de tâches de faible priorité et affectez-les à votre VA (par exemple, répondre aux 10 personnes qui continuent d’appeler).

Définissez un calendrier fixe pour les tâches répétitives, telles que la saisie de données, le paiement des factures, etc..

Facturation

Utilisez les programmes de facturation et de facturation en ligne avec “poursuite automatique” pour les non-paiements tels que Xero (xero.com), KashFlow (kashflow.com), Kashoo (kashoo.com) ou Wave (waveapps.com).

Externalisez les tâches fiscales et comptables à un professionnel, vous’Je gagnerai des semaines en un an.

Gérer les médias sociaux

eMarkerter a rapporté qu’en 2012, les consommateurs américains ont dépensé en moyenne 37 minutes par jour sur les réseaux sociaux.

Selon une étude d’Experian Marketing Services, 27% du temps passé en ligne est dépensé sur les réseaux sociaux.

Plutôt que de vous abonner à des flux RSS, des applications comme Zite ou Flipboard vous permettent de parcourir les flux en fonction de vos intérêts ou du contenu partagé par vos connexions aux réseaux sociaux.

Utilisez des services tels que Buffer (bufferapp.com) ou Hootsuite.com pour planifier toute votre journée (ou semaine)’s) les messages des médias sociaux à la fois.

Externaliser la gestion de votre entreprise’ comptes de médias sociaux à un pigiste ou à votre VA. Assurez-vous simplement’s quelqu’un en qui vous avez confiance et que vous gardez un œil dessus.

Conduire une recherche

La recherche et la collecte d’informations sont 3e activité la plus consommatrice de temps pour les travailleurs, 19% d’une journée de travail moyenne, ou plus de 7,5 heures par semaine.

Ne lisez pas 50 articles, demandez à votre examen VA des dizaines et trouvez 3 articles clés ou plus sur un sujet. Vous pouvez plonger en profondeur si nécessaire.

Demandez à votre VA de donner des étoiles aux sources de recherche afin que vous puissiez lire par ordre d’utilité.

Microgestion

Après avoir essayé un VA avec de petites tâches, testez en déléguant plus.

Embaucher du personnel de qualité qui est plus à l’aise avec le travail autonome.

Auditionnez 10 personnes sur la même tâche et trouvez celui qui peut le faire, et le fait mieux que vous!

Vous pouvez également embaucher un courtier externalisé pour recruter, interviewer et gérer les services dont vous avez besoin.

Faire face aux tâches quotidiennes

Avec des services tels que TaskRabbit, vous pouvez embaucher quelqu’un pour faire vos courses, écrire des cartes de remerciement à la main, retourner vos achats, emballer, déménager et bien plus encore!

Zirtual (zirtual.com) et Fancy Hands (fancyhands.com) sont également d’excellents services pour trouver un assistant pour vous aider au quotidien’tâches ardues.

Pour assurer la sécurité, ces services effectuent des vérifications d’antécédents pour vous à un prix extrêmement raisonnable.

6 conseils pour l’embauche d’un assistant virtuel (VA)

  1. Savoir quand embaucher une aide extérieure. Soyez conscient du moment où vous’gaspiller de l’argent en assumant de minuscules tâches au lieu de se concentrer sur le cœur de métier.
  2. Profitez du (grand) vivier de talents disponible. Tirez parti des services disponibles pour trouver l’aide dont vous avez besoin, tels que Zirtual, oDesk et Elance – ils offrent tous une variété d’options de préférence.
  3. Soyez stratégique lors de l’établissement d’un budget. Un budget trop faible peut éliminer certains des meilleurs candidats pour votre projet.
    Les professionnels indépendants ne voudront pas perdre de temps avec le marchandage des prix; être clair sur ce que vous’est prêt à payer.
  4. Soyez précis dans la description de poste. Plus vous obtiendrez de candidats qualifiés et plus les prochaines étapes seront faciles.
  5. Soyez minutieux lors de l’embauche. Interviewez comme vous le feriez pour un candidat à temps plein. Demandez des échantillons, un portfolio en ligne et demandez un entretien téléphonique ou vidéo avec des questions spécifiques préparées.
  6. Don’t microgestion. Passez plus de temps au début à intégrer votre VA et à établir des processus, puis lâchez prise et laissez-les faire leur travail. Ce sont des professionnels expérimentés et des propriétaires de petites entreprises après tout.

Sources

  • La vidéo sociale et numérique stimule la croissance du temps passé en ligne – emarketer.com
  • L’économie sociale: libérer la valeur et la productivité grâce aux technologies sociales – mckinsey.com
  • L’âge de pierre au travail: les professionnels passent encore trop de temps à planifier des réunions – fr.blog.doodle.com
Jeffrey Wilson Administrator
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